Entendendo a Cobertura de Congressos Médicos

Há alguns anos, a International Diabetes Federation tinha na estrutura um comitê (ICDM – International Committee of Diabetes Magazine), para dividir informações práticas para quem produzia revistas e sites sobre diabetes. Infelizmente, depois de uns oito anos, ele foi extinto. Era conteúdo muito útil  passado por quem já havia vivenciado as diversas etapas do processo de comunicação. Inclusive diversas reuniões, dentro dos congressos mundiais, aconteciam regularmente.

De lá pra cá, muita coisa mudou, mas a necessidade de dividir conteúdo sobre diabetes continua igual, ou até maior. Por isso, dentro da cobertura do ADA 2019, a Revista EmDiabetes abre um espaço para esse tema, pois muitos blogs e canais de redes sociais podem utilizar estas informações para futuras coberturas, tanto no Brasil quanto no exterior. O papel da mídia independente é cada vez importante  e a responsabilidade cresce na mesma proporção.

Credenciamento de Imprensa

Cada Associação tem suas regras e formas de lidar com a comunicação de um congresso. A ADA tem diretrizes bem diferentes da Endocrine Society (cobertura realizada em 2018, em Chicago), por exemplo. Para fazer o pedido do credenciamento (que não é pago, como uma inscrição comum), dedique um tempo para a solicitação, pois serão necessários: uma carta do veículo de comunicação em papel timbrado, links e pdfs de reportagens, para comprovar a atuação na área, entre outros. Isso sem falar na documentação de praxe, como foto, número de passaporte etc. Na segunda fase, a ADA envia um email, com link de confirmação ou não para a finalização do processo.

Diferente do Congresso da Endocrine Society, na ADA acompanhar de longe não é tão simples. Conferências de imprensa (as press conferences) não são transmitidas e é proibido filmar dentro destas salas. O conteúdo destas apresentações também não é enviado por email, sendo entregue somente aos jornalistas que estão credenciados e presentes ao evento.

O sonho de todos que querem montar uma estrutura de trabalho, é observar o tamanho da área de comunicação da ADA. Equipes nas salas de imprensa das palestras, profissionais produzindo um grande número de press releases diariamente, além da equipe do ADA TV, canal que é transmitido nos hotéis credenciados pelo evento. 

Onde conseguir mais informações de longe? Uma opção, é ADA Daily News. Além de toda a estrutura citada acima, um jornal online (em formato de um hotsite) começa a ter matérias antes do início oficial do Congresso.

Você pode acompanhar também pelas postagens de médicos brasileiros, por exemplo, mas lembre que é a visão de cada um e não exatamente a sua.

Repassando Informações 

Quem acompanhou a cobertura diária, no site e nas nossas redes sociais, deve ter observado que os vídeos foram feitos fora do Moscone Center. Não só dos jornalistas, mas dos médicos brasileiros presentes também. Mais uma regra da ADA. Para gravações de reportagem em vídeo de veículos de comunicação credenciados só mediante a pagamento de um seguro (muito caro) e o acompanhamento constante de equipes internas. Só os mega grupos, como o Medscape, fazem isso. O número  de jornalistas especializados é significativo e a cobertura é muito técnica.

Escolhas dos Temas 

São dezenas de sessões diárias na programação oficial do evento e para a imprensa são duas press conference, ou pela manhã ou pela tarde, com tempo para que os jornalistas analisem e façam suas matérias. É impossível aproveitar todo conteúdo de uma só vez, o que, inclusive, é um ponto positivo. Conteúdos que se tem acesso podem ser utilizados durante, pelo menos, uns três meses, dependendo da periodicidade da sua publicação. Exagerar no número de matérias em um período de cinco dias não irá ajudar, pelo contrário, pois irá confundir o leitor.

Na sala de imprensa, a ADA divide e libera informes da Association e de empresas da indústria farmacêutica. Algumas empresas inclusive investem levando jornalistas ao evento. Ou seja, o arsenal de conteúdo a que se tem acesso vale o investimento na ida a um mega congresso como esse.

Redes Sociais

O canal mais usado pelos americanos é o Twitter e a hashtag usada amplamente – #ADA2019. É a melhor forma de acompanhar, lembrando que não é necessário ter conta no Twitter para ler as informações, bastando digitar www.twitter.com/ +nome da conta. Com a importância do tema, ele não podia deixar de entrar na programação. Nas atividades pré congresso, a Dra. Joyce Lee não só apresentou diversas orientações, como compartilhou em seu Twitter – @joyclee – com matéria publicada no site da Revista.

Já os brasileiros preferem o Instagram para compartilhar informação, como é o caso do Dr. Walter Minicucci que, inclusive, deu duas entrevistas para a Revista EmDiabetes durante o congresso, falando sobre pontos que considerou importantes. 

Mudanças e Polêmica

Há dois anos, uma polêmica mudou algumas condutas da ADA. Querendo divulgar pontos importantes dos debates, os participantes postavam fotos das palestras e a ADA, no Twitter oficial @am….  solicitava a retirada da imagem. Isso causou um enorme mal estar durante o evento.A estratégia teve que mudar. 

Agora – fato que se repetiu esse ano – o palestrante informa se autoriza a foto e postagem. Isso foi feito, também, nas press conferences no caso de embargo (termo jornalístico, informando quando a divulgação pode repassada ao público) de pesquisas, que só seriam divulgadas no dia seguinte. A solicitação era enfática: No photos, please.

Driblar regras? Algumas delas não devem ser ignoradas, porque o próximo pedido de credenciamento irá observar toda a sua conduta. Existem formas simples, como a que foi utilizada pela Revista EmDiabetes  onde a informação é passada sem problemas com a organização.

Futuro Projeto 

Existem muita informação a ser passada, por isso a Revista está alinhando uma atividade que poderá auxiliar blogueiros e influenciadores digitais em atividades como essa, ainda tendo que lidar com a necessidade da velocidade da informação. Não se trata de falar sobre diabetes, mas como alcançar um grande número de pessoas com conteúdo de fontes sérias, evitando que pessoas mal intencionadas se aproveitem do assunto.

 

  • De São Francisco, CA – Reportagem, Cris Dissat; Imagens e edição, Celso Pupo

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